Een frequent verzuimgesprek voeren doe je zo!

Spreek jij op regelmatige basis met je zieke medewerkers? Hoe lopen die gesprekken? Waar hebben jullie het zoal over? En belangrijk: doe je het omdat het van je gevraagd wordt of doe je het uit de overtuiging dat verzuimgesprekken effectief zijn?

De meeste ondernemers die ik spreek over dit onderwerp, zijn niet heel enthousiast over de verzuimgesprekken die ze voeren met medewerkers. En dat snap ik wel. Iemand moet je een keer verteld hebben hoe je zo’n gesprek voert. Laat mij diegene zijn.

Laat ik beginnen met zeggen wat je niet moet doen:

Trap niet in de valkuil om over de ziekte of het ziek zijn te praten. Het lijkt wellicht voor de hand te liggen. Maar als de ziekte het gespreksonderwerp gaat zijn, komen de echte belangrijke onderwerpen niet aan bod.

Een effectief frequent verzuimgesprek loopt altijd volgens een vast stramien.

De voorbereiding van een frequent verzuimgesprek.

• Nodig je medewerker uit om over zijn verzuim te praten. Maak er een formele uitnodiging van. Daarmee geef je aan dat het geen vrijblijvende kop koffie is.
• Laat je medewerker weten met wie hij of zij een afspraak heeft.
• Zorg dat je in een rustige ruimte afspreekt. Een ruimte waar je medewerker zich vrij voelt om te spreken. In- en uitlopende medewerkers, kantoorgeluiden dragen niet bij aan het comfortabel voelen van je zieke medewerker.
• Haal een overzicht van de afwezigheid van je medewerker uit het Qees Portaal. Leg het overzicht klaar. Zo maak je je medewerker bewust van zijn/haar afwezigheid en laat je zien dat jullie alles goed bijhouden.

Een verzuimgesprek voeren.

Leg in het begin van het gesprek uit wat het doel van het gesprek is. Je wil heel graag de afwezigheid bespreken. Het gesprek is onderdeel van re-integratie van je medewerker. Laat ook weten dat je het niet over zijn ziekte gaan hebben. Dat gesprek heeft je medewerker met de casemanager en de bedrijfsarts van de arbodienst.

Over het algemeen wordt een gesprek effectiever als je vragen stelt en minder je eigen mening laat horen.

• Vraag hoe het met je medewerker gaat? Durf stil te zijn en te wachten op het antwoord.
• Vraag of de werkomstandigheden hebben bijgedragen aan het verzuim.
• Vraag wat jullie (de onderneming) kunnen doen om het verzuim te verlagen.
• Sta stil bij de gevolgen van zijn/haar afwezigheid voor de onderneming. Wellicht hebben andere medewerkers de afwezigheid van de zieke medewerkers opvangen? Moest de planning aangepast worden? Is er een verandering in de sfeer onderling?
• Stel vragen als: ‘wat is volgens jou de reden dat jij de afgelopen vijf maanden vier keer ziek bent geweest, waarvan drie keer op een maandag?’. Geef je medewerker ruim de gelegenheid om aan het woord te komen.
• En belangrijk: wat gaat je medewerker doen om zo snel mogelijk weer aan het werk te kunnen?

Misschien is die laatste vraag nog wel het belangrijkste. Wat kan je medewerker doen? Leg de bal bij hem neer!

Als je niet tot een gesprek of een oplossing komt, stel je voor een nieuwe afspraak in te plannen. Tijdens de vervolgafspraak gaan jullie samen een plan van aanpak maken om de inzetbaarheid van medewerker te vergroten. Vraag je medewerker of hij vooraf goed wil nadenken -liefst door een plan op papier te maken- over de door hem gewenste aanpak.

Zijn er wel voorbeelden waarmee je als werkgever iets kunt? Vat de opmerkingen van je medewerker samen en kijk samen naar oplossingen. Zorg ervoor dat je medewerker meedenkt. Zo motiveer je hem/haar eerder om aan zijn/haar inzetbaarheid te werken.

Tip! Valt het op dat het allemaal vragen van jou aan de medewerker zijn? Jij hoeft niet zoveel te vertellen. Het gaat om je medewerker. Laat hem of haar maar vertellen. Al wat jij moet doen, is vragen stellen en luisteren. Open vragen.

Leg het vast.

Het is goed om een verslag van het gesprek te maken. Niet alleen voor dossiervorming (ook belangrijk) maar vooral om de bewustwording.

• Maak concrete afspraken.
• Leg direct een vervolggesprek vast. Laat het vervolggesprek doorgaan. Ook als hij dan weer volledig aan het werk is.
• Jij besluit of jullie het formulier ondertekenen. Geeft het wel een formeel tintje. Met datzelfde argument kun je er ook voor kiezen om het juist niet te laten tekenen.
• Stop het formulier in het personeelsdossier. Je kunt het uploaden in het Qees-portaal.

Durf je het aan om je medewerker het verslag te laten maken? Mooi. Dat werkt het beste.

Het formulier.

Qees heeft een formulier gemaakt om het frequent verzuim gesprek goed te laten lopen. Het formulier kun je ook gebruiken om een verslag vast te leggen. Wil je meer weten over het gebruik van het formulier of over hoe je een verzuimgesprek voert met je medewerker, bel of mail ons.