Liever dan verzuimprotocol spreekt Qees van ‘teamafspraken als je even niet kunt werken’. In een ziekteverzuimprotocol leg je vast hoe er in jouw bedrijf omgegaan wordt met ziekteverzuim. Je beschrijft welke stappen gezet worden naar een terugkeer op de werkvloer.
Wanneer een medewerker zich ziek meldt, wil een ondernemer meteen het probleem van de medewerker oplossen. Dat is immers waar een ondernemer sterk in is: het oplossen van problemen. Het kan anders. Iemand die ziek is, kan meer verantwoordelijkheid nemen dan veel ondernemers op dit moment geven. Een medewerker meldt zich ziek en gaat bij wijze van spreken ‘achterover’ leunen. In een verzuimprotocol kun je die passieve houding omzetten naar een actieve houding. Wij noemen dat ‘de juiste persoon aan de bal laten’.
Door van tevoren teamafspraken te maken en deze vast te leggen in een verzuimprotocol weet iedereen wat de afspraken en regels zijn bij ziekte. Bewustwording is belangrijk. Dat doet Qees onder andere door te spreken in verzuimprotocollen van het aanvragen van ziekteverlof en niet van een ziekmelding. Merk je het verschil? Het eerste is een stuk actiever. Meer activerend ook.
In een verzuimprotocol beschrijf je hoe en bij wie medewerkers zich ziek melden. Daar kun je ook een tijdstip bij geven. Wel zo duidelijk. En je zet erbij wie gebeld moet worden als de leidinggevende niet bereikbaar is. Bellen? Jazeker. Aan appjes of SMS’jes doen we niet.
Je maakt ook afspraken over de bereikbaarheid van een medewerker tijdens zijn ziekte. Gaat iemand tijdelijk naar een ander adres, dan moet dat duidelijk zijn. En je legt vast hoe vaak er contactmomenten zijn. Niet alleen met jou als ondernemer, maar bijvoorbeeld ook met de arbodienst.
Wanneer er een ziekteverlof wordt aangevraagd, dan wordt direct de arbodienst geïnformeerd. In een verzuimprotocol staat precies met wie je samenwerkt en wat de arbodienst doet. Je licht toe dat de bedrijfsarts adviseert en jij met je medewerker samen een plan van aanpak maken.
Leg ook vervangende werkzaamheden vast. Per functie eventueel.
Voorkom financiële verrassingen achteraf en maak in het verzuimprotocol duidelijk dat er bij ziekte een ander loon kan zijn. Je bent als werkgever wettelijk verplicht minimaal 70% van het loon door te betalen. Twee jaar lang. Het salaris mag in het eerste jaar niet onder het minimumloon uitkomen. Geef aan wat voor afspraken jullie hebben. In CAO’s kunnen er andere afspraken gelden.
Bovendien, en ook dat is belangrijk, leg je vast wat er gebeurt als een medewerker afspraken niet nakomt. Als regels en sancties van tevoren duidelijk zijn, kan daar achteraf geen discussie over ontstaan.
Helaas zien we nog te vaak dat een ziekmelding onterecht wordt gedaan. Daar kan een verzuimprotocol ook in verduidelijken. Zo is een ziek kind geen reden voor een ziekmelding. Daar heb je zorgverlof voor of je maakt thuiswerkafspraken. Er zijn alternatieven voor handen die je kunt inzetten bij dit probleem van je medewerker. Een ziekmelding is echter niet op zijn plaats.
Een heel ander voorbeeld is iemand die zijn been breekt. Hoe gek het misschien ook klinkt: iemand met een gebroken been kan echt nog wel werken. Althans, in bepaalde functies of beroepen. Misschien niet alles en misschien ook niet acht uur per dag. Maar er is wel ruimte. Als je daar teamafspraken over maakt, kan ook dit ziekteverzuim worden terug gedrongen.
Nog een voorbeeld dat hopelijk niet vaak voorkomt bij jou op de werkvloer is ernstige ziekte of overlijden van een gezinslid. Ook dit is vaak geen reden voor een ziekmelding. Althans, als dat niet gepaard gaat met mentale problemen van de medewerker. Maar het is wel belangrijk om er goede afspraken over te maken. Want als de werkgever dit traject niet goer begeleidt, kan het wel tot langdurig ziekteverzuim leiden. En daar is niemand bij gebaat.
Door van te voren duidelijk te beschrijven wat de spelregels zijn rondom ziekte en ziekteverlof, voorkom je tijdens het ziekteproces een hoop rompslomp. En het mooie is, je hoeft het niet zelf te maken. Qees helpt bij het opstellen en adviseert over het bekendmaken van de teamafspraken als je even niet kan werken. Wij geloven erin dat loslaten het nieuwe vasthouden is. Wees duidelijk met je afspraken, geef de medewerker de ruimte om actief mee te denken hoe hij of zij verantwoordelijk kan nemen bij ziekte. En laat je verrassen. Binnen de spelregels die voor iedereen duidelijk zijn. Want die zijn te vinden in jouw verzuimprotocol.
Hulp nodig bij het maken van een verzuimprotocol? Laat het ons weten.
