085-0020620 hallo@qees.nl

Modellenbibliotheek

Welk model of sjabloon heb je nodig? De meest gebruikte modellen kun je hieronder downloaden. Ook veel gestelde vragen kun je hier lezen. Ik heb ze verdeeld in onderstaande groepen. Samen met de arbeidsrechtadvocaten van TEN, ververs ik regelmatig de modellen en informatie. Mis je nog iets? Laat het mij weten.

Ik heb een speciale pagina gemaakt met informatie over corona. Wat mag je wel en wat mag je niet? Klik hier voor alle info.

In dienst komen

Waar moet je op letten op het moment dat er iemand bij je in dienst komt? Wel of geen proeftijd? Wat voor soort contract bied je je medewerker aan?

Wat voor soort arbeidsovereenkomst?

De termen die we gebruiken voor verschillende soorten contracten zijn niet altijd even duidelijk: we gebruiken ‘vast’ en kunnen daarmee zowel doelen op de lengte van de arbeidsovereenkomst als op de uren binnen het contract.

Hieronder de verschilldende contracten:

Onderscheid in tijd:

  • contract voor bepaalde tijd
    een zgn. tijdelijk contract; een contract met een einddatum. Een maand voor de einddatum moet je aangeven of het contract al dan niet verlengd gaat worden of omgezet wordt in een contract voor onbepaalde tijd.
  • contract voor onbepaalde tijd
    overeenkomst zonder einddatum. Ook wel vast contract genoemd. 

Onderscheid in flexibiliteit:

  • contract met vaste uren
    in het contract leg je exact het aantal uur vast dat je medewerker wekelijks bij je komt werken.
  • min-max contract
    binnen de bandbreedte van het contract kun je je medewerker oproepen. Ook als je even wat minder werk hebt, ben je verplicht om de min-uren door te betalen.
  • oproepcontract
    biedt voor jou de meeste flexibiliteit. Je kunt je medewerker zo veel of zo weinig oproepen als je wil. Sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans (zie elders op deze pagina) hangt er wel een prijskaartje aan deze flexibele vorm.

Zo bezien, kun je kiezen uit zes verschillende contract, tw

  1. bepaalde tijd vaste uren
  2. bepaalde tijd min-max
  3. bepaalde tijd oproep
  4. onbepaalde tijd vaste uren
  5. onbepaalde tijd min-max
  6. onbepaalde tijd oproep

Bel of mail mij even om te sparren over de juiste contractvorm.

Wel of geen proeftijd?

Wat is een proeftijd? 
De proeftijd is een korte periode waarbij je als werkgever, en je nieuwe medewerker, aan elkaar kunt wennen. Als werkgever kun je zien of je medewerker geschikt is voor de functie. Je medewerker kan kijken of functie bevalt en overeenkomt met wat er is afgesproken. 

Blijkt dat de ‘klik’ er toch niet is, dan kan je als werkgever, maar ook de medewerker, op ieder moment in de proeftijd besluiten om de arbeidsovereenkomst stop te zetten.  

Proeftijdontslag 
Voor een proeftijdontslag hoeft geen (goede) reden te zijn. Wel is het zo dat de reden van het proeftijdontslag niet discriminerend mag zijn; als bijvoorbeeld tijdens de proeftijd blijkt dat je medewerkster zwanger is, dan mag je als werkgever wel proeftijdontslag geven, maar niet vanwége de zwangerschap. 

Welke eisen en duur? 
Een proeftijd is alleen geldig als de proeftijd:  

  • schriftelijk is overeengekomen; én 
  • voor de werkgever en de werknemer gelijk is; én 
  • de duur niet langer is dan: 
    • twee maanden bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van twee jaar of langer; 
    • één maand bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van twee jaar of korter of als het einde van de arbeidsovereenkomst niet op een kalenderdatum is gesteld (bijvoorbeeld als de arbeidsovereenkomst is aangegaan voor de duur van een bepaald project). 
  • is overeengekomen voor een contract met een duur langer dan zes maanden.  

 Proeftijd schriftelijk vastleggen
De proeftijd moet schriftelijk worden overeengekomen  Van de regel dat de proeftijd schriftelijk moet zijn overeengekomen, kan niet worden afgeweken. Een proeftijd die niet schriftelijk is overeengekomen, is nooit geldig. 

Een proeftijdbeding mag in de arbeidsovereenkomst of in een aparte overeenkomst worden opgenomen. Een proeftijdbeding mag ook worden opgenomen in een personeelsreglement, als dit personeelsreglement maar uitdrukkelijk op de arbeidsovereenkomst van toepassing is verklaard én je als werkgever kan bewijzen, dat de medewerker een exemplaar van het reglement heeft ontvangen. Het reglement hoeft niet in hardcopy ter hand te worden gesteld. 

Verder is een proeftijd ook schriftelijk overeengekomen, als het beding in een op de arbeidsovereenkomst toepasselijke cao is opgenomen.  

Ongeldige proeftijd 
Een proeftijd die voor je als werkgever en je werknemer niet gelijk is, of waarin de maximaal toegestane duur van de proeftijd wordt overschreden, is ongeldig. 

Een ongeldige proeftijd is vanaf het begin af aan ongeldig. Een proeftijd van bijvoorbeeld drie maanden, is ook de eerste maand niet geldig. Het hele proeftijdbeding is dan nietig.  

Aangaan van een nieuwe proefijd 
Als je als werkgever al op een andere manier gedurende de maximale duur van een proeftijd hebt kunnen beoordelen of de medewerker geschikt is voor de functie, dan mag je geen nieuwe proeftijd afspreken.  

Als een medewerker dus bijvoorbeeld voor zijn indiensttreding al twee maanden als uitzendkracht heeft gewerkt, maar in feite op dezelfde manier en voor hetzelfde bedrijfsonderdeel is komt werken, dan mag geen (nieuwe) proeftijd worden overeengekomen.  

Bij een overnemen van een andere onderneming mag je ook geen nieuwe proeftijd afsprekenDit komt omdat bij een overgang van een onderneming alle verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst van rechtswege overgaan. 

Er mag wel een nieuwe proeftijd worden afgesproken, als een opvolgende arbeidsovereenkomst wordt gesloten, waarvoor duidelijk andere vaardigheden nodig zijn. Als een schoonmaakster bijvoorbeeld binnen het schoonmaakbedrijf als administratief medewerkster aan de slag gaat, dan zijn daarvoor andere vaardigheden voor nodig, waar je als werkgever op grond van het dienstverband als schoonmaakster geen inzicht had 

Verlengen van de arbeidsovereenkomst

De samenwerking met je medewerker bevalt en je wil graag de arbeidsovereenkomst verlengen. Wat doe je?

Hoe zit het met de ketenregeling?

Als werkgever mag je met je medewerker niet oneindig arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd met elkaar aangaan. Ook niet als beide partijen dat graag willen. In de ketenregeling is geregeld dat na een keten (aaneenschakeling) van tijdelijke arbeidscontracten, automatisch een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd ontstaat. Dat is het geval als één van de twee (of beide) criteria die in de wet zijn genoemd worden overschreden.  

Maximaal drie contracten
Het eerste criterium is het aantal aaneengesloten arbeidsovereenkomsten. Je mag maximaal drie tijdelijke arbeidsovereenkomsten achtereen met elkaar overeenkomen. Het vierde tijdelijke arbeidscontract is automatisch een contract voor onbepaalde tijd.  

Aaneengesloten zijn die arbeidscontracten die elkaar onmiddellijk of binnen een periode van zes maanden of minder opvolgen.  Als tussen twee tijdelijke arbeidsovereenkomsten een contractloze periode (tussenpoze genoemd) langer dan zes maanden verstrijkt, is de keten verbroken en begint de telling van voren af aan.  

Maximale duur
Het tweede criterium is de totale duur van de aaneenschakeling (de keten) van tijdelijke arbeidsovereenkomsten. In totaal mag een aaneenschakeling (keten) van tijdelijke contracten maximaal 36 maanden duren. Dat betekent dat wanneer de keten (opeenvolgende tijdelijke arbeidsovereenkomsten) de maximale duur overschrijdt, het dienstverband vanaf dat moment automatisch voor onbepaalde tijd geldt. Ook voor dit maximum geldt dat tijdelijke arbeidsovereenkomsten gelden als aaneengesloten als zij elkaar onmiddellijk of binnen een periode van zes maanden of minder opvolgen.  

Contractloze perioden tussen twee tijdelijke contracten van zes maanden of korter tellen mee bij de berekening van de totale duur van de keten. Maar als tussen twee tijdelijke arbeidsovereenkomsten een contractloze periode (tussenpoze genoemd) langer dan zes maanden verstrijkt, is de keten verbroken en begint de telling van voren af aan. 

Uitzonderingen
Val je onder een cao? Dan kan het zo zijn dat er een afwijkende ketenregeling geldt.  

Aanbieden vaste uren na een jaar

De overheid wil werkgevers stimuleren om zo veel mogelijk contracten met vaste uren aan hun medewerkers aan te bieden. Dat doen ze door enerzijds te differentieren in de WW-premie en anderzijds door werkgevers te verplichten om vaste uren aan te bieden zodra een medewerker een jaar bij je heeft gewerkt.

Huh, differentieren van de WW-premie?
Yep. Voor medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd en met vaste uren betaal je een lagere WW-premie. Dat scheelt je 5% in de loonkosten.

En wanneer moet ik vaste uren aanbieden?
Als je medewerker een jaar als oproepkracht voor je heeft gewerkt, moet je hem een aanbod te doen voor een vast aantal uren per week, maand of jaar. Dit aanbod dien je binnen een maand na het voorbije jaar te doen.

Berekening aanbieden vaste uren
Een medewerker heeft recht op de uren per maand die hij de afgelopen 12 maanden gemiddeld per maand werkte.

In welke vorm dien je het aanbod te doen?
Schriftelijk. We hebben het je makkelijk gemaakt. Op deze pagina kun je een sjabloon downloaden. In dat sjabloon maken we je medewerker ook gelijk duidelijk dat hij verplicht is te komen als hij het aanbod voor vaste uren accepteert. Wel zo duidelijk.

Mag je werknemer het aanbod voor vaste uren weigeren?
Ja, dat mag. Dit dient de medewerker dan wel schriftelijk te bevestigen. In het sjabloon dat je kunt downloaden op deze pagina, hebben we die optie meegenomen.

Jaarlijks aanbieden
Als werkgever dien je elk jaar het aanbod voor vaste uren te doen bij je medewerker.

Arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen?

Heb je schriftelijk een eenzijdig wijzigingsbeding in je arbeidsovereenkomst opgenomen, dan kun je -onder bepaalde omstandigheden- je arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen.

 Je medewerker dient redelijke voorstellen tot wijzigen van arbeidsvoorwaarden te aanvaarden. Hou er wel rekening mee dat er voldoende aanleiding moet zijn voor de eenzijdige wijziging.

 Wanneer is er sprake van een zwaarwichtig belang?
Het gaat bij een zwaarwichtig belang om zware financiële of organisatorische omstandigheden. Daartoe kan de instemming van vakbonden en/of ondernemingsraden een aanwijzing zijn.

Tot slot moet na afweging van de verschillende belangen, het belang van jouw als werkgever zo zwaar zijn dat het belang van je medewerker daarvoor moet wijken.

Ziekte en verzuim

Veel regels? Ja. Ingewikkeld? Nou…  Wat mag je wel en wat niet als je medewerker zich ziek meldt? Je leest hier de wettelijke regels en welke vragen je wel en niet mag stellen en natuurlijk achtergrondinfo.

Oh ja, een ziekmelding geef je hier aan mij door. Ik zorg dat de melding snel bij je arbodienst, de verzekeraar en je salarisadministrateur terecht komt.

De wettelijke regels...

Meld je medewerker zo snel mogelijk ziek bij mij. Ik zorg dat de arbodienst dan direct de begeleiding kan starten en informeer de verzekeraar, zodat de eigen risicotermijn begint te lopen. In de meeste gevallen neemt de casemanager van de arbodienst binnen enkele dagen contact met jou en met je zieke medewerker op. Afhankelijk van de situatie worden vervolgafspraken gemaakt.

De eerste acht weken
In de Wet Verbetering Poortwachter staat beschreven wat je -minimaal- moet doen als je medewerker door ziekte niet meer in staat is te werken. Binnen zes weken moet je medewerker de bedrijfsarts gezien hebben. Soms is het beter om dat snel te doen. In andere gevallen is wachten een betere optie. De bedrijfsarts stuurt zijn probleemanalyse naar je toe, zodat je uiterlijk binnen twee weken met je medewerker een plan van aanpak (zie download op deze pagina) kunt maken. Zorg ervoor dat het ook echt een activerend plan wordt en geen ‘dood’ dossierstuk.

Periodiek contact
De casemanager en de bedrijfsarts zorgen dat ze periodiek contact hebben met de zieke medewerker. Hoewel een termijn van zes weken niet wettelijk is vastgesteld, is deze termijn wel gebruikelijk. De bedrijfsarts mag -afhankelijk van de situatie- vaker of minder vaak contact hebben. Van ieder contact ontvang je als werkgever een terugkoppeling. In de terugkoppeling lees je wat je medewerker nog wel kan.

42-weeksmelding
Na 42 weken moet je het UWV informeren dat je medewerker nog ziek is. Dat kan de arbodienst voor je doen.

Eerstejaarsevaluatie
In week 52 moet je de zgn. eerstejaarsevaluatie invullen.

Week 88
Je medewerker ontvangt een brief van UWV over de WIA-aanvraag

Eindevaluatie
In week 91 draag je het verzuimdossier over aan UWV en maak je samen met je medewerker een eindevaluatie

WIA-aanvraag
Je medewerker is degene die een aanvraag voor een uitkering doet bij het UWV in week 93. De bedrijfsarts maakt een actueel oordeel. Ook werkgever en medewerker geven hun oordeel over het verloop van de re-integratie. Uiterlijk in de 104e week neemt het UWV een beslissing over de uitkering. Als het UWV van mening is dat je te weinig hebt gedaan om de medewerker te re-integreren, kan het UWV een loonsanctie opleggen in de vorm van een derde jaar loondoorbetaling.

Welke vragen mag ik wel stellen?

Je hebt het vast gehoord: ‘je mag niets aan je medewerker vragen’. Nou, het ligt ietsje genuanceerder. Ja, je medewerker heeft recht op privacy. Dat betekent dat je geen medische vragen mag stellen of vastleggen.

Welke vragen mag je wel stellen?

  • Het telefoonnummer en e-mailadres waarop je medewerker bereikbaar is;
  • Het verpleegadres van je medewerker;
  • Hoelang je medewerker verwacht ziek te zijn;
  • Of er lopende werkzaamheden en afspraken zijn welke een collega dient over te nemen;
  • Of je medewerker valt onder een vangnetbepalingen van de Ziektewet. Als je medewerker onder een vangnetbepaling valt, dan betaalt het UWV het loon in plaats van de werkgever. Je mag alleen niet vragen onder welke vangnetbepaling;
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval. Je mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat je als werkgever de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie, mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

Vervelend dat je niets mag vragen over de aard van het verzuim? Valt mee. Als je niets mag weten, kun en hoef je er ook geen rekening mee te houden en ga je alleen uit van de mogelijkheden van je medewerker. Draai het eens om: wat kan hij of zij nog wel? Hoe kun je hem of haar nog wel inzetten?

Ik adviseer je om vast te leggen hoe je met zieke medewerkers wil omgaan. Op deze pagina kun je een voorbeeld verzuimprotocol downloaden. Protocol klinkt zwaar. Zie het als afspraken die je met je medewerkers maakt over hun inzetbaarheid. 

Meer weten? We hebben specialisten die je kunnen helpen.

Loondoorbetaling tijdens ziekte

Ben je verplicht het loon door te betalen bij ziekte?
Ja. Gedurende twee jaar ben je verplicht het loon van je zieke medewerker door te betalen. Minimaal 70%, waarbij je in het eerste ziektejaar niet minder mag betalen als het wettelijk minimumloon.

Hoe zit het als er een CAO van toepassing is?
In nagenoeg alle CAO’s zijn afspraken gemaakt over een aanvulling op minimale loondoorbetaling van 70%. In sommige CAO’s wordt het loon tot 100% aangevuld.

Zelf betalen of verzekeren?
Dat hangt van de situatie af. Een verzuim- of ziekengeldverzekering kan de financiele gevolgen van loondoorbetaling bij ziekte afdekken. Je kunt de verzekering op maat afstemmen. Een korte (2 of 4 weken) of lange eigen risicoperiode (tot een half jaar of zelfs een jaar). Tot 100% van het loon en zelfs de werkgeverslasten kunnen meeverzekerd worden.

Wanneer worden meerdere verzuimmeldingen als één verzuimmelding gezien?
Als er tussen twee ziekteperiodes minder dan vier weken zitten, tellen deze als één ziekteperiode.  

Bijvoorbeeld: je medewerker is tien weken ziek. Na werkhervatting wordt je medewerker binnen vier weken opnieuw ziek. Deze ziekteperiode start dan met de 11e ziekteweek. 

Mag ik een wachtdag inhouden?

Wat is een (loonvrije) wachtdag?
Een (loonvrije) wachtdag is een dag waarover je geen loon hoeft te betalen. Wettelijk gezien mag je per ziekmelding twee wachtdagen inhouden. In de CAO worden hier vaak afspraken over gemaakt.

Wanneer pas je (loonvrije) wachtdagen toe?
Als je medewerker ziek is mag je, mits dit is opgenomen in het CAO of de arbeidsovereenkomst of personeelshandboek, een (loonvrije) één of twee wachtdagen toepassen.  

Wanneer mag je geen (loonvrije) wachtdag toepassen?
Soms komt het voor dat je medewerker binnen 4 weken opnieuw ziek is. Je mag dan bij de tweede ziekmelding niet nog eens (loonvrije) wachtdagen toepassen. 

 

De rol van de bedrijfsarts en de casemanager

De casemanager?
De casemanager is onafhankelijk en is je eerste aanspreekpunt bij zieke medewerkers. De casemanager werkt onder toezicht en verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts.

En de bedrijfsarts?
De enige persoon die kan vaststellen of je medewerker ziek en/of arbeidsongeschikt is, is de bedrijfsarts. Niet de huisarts, niet de specialist en zelfs niet de medewerker. Dat geeft de bedrijfsarts een centrale rol. 

Hij beoordeelt of er ‘benutbare mogelijkheden’ zijn en koppelt dat aan je terug. Het is raadzaam de aanwijzingen van de bedrijfsarts op te volgen, doe je dat niet, zou dat tot een loonsanctie kunnen leiden.

Ziek tijdens vakantie

Wordt je medewerker ziek tijdens zijn vakantie? Hij dient zich dan zo snel mogelijk ziek te melden bij jouw als werkgever. Hij hoeft dan geen vakantiedagen op te nemen voor de dagen dat hij ziek is.

Is er een vakantie gepland en wordt je medewerker van te voren ziek? Ook dan hoeft je medewerker geen vakantiedagen op te nemen.

In CAO’s of in de individuele arbeidsovereenkomst kan een uitzondering staan voor bovenwettelijke vakantiedagen. Je medewerker dient dan toch deze vakantiedagen op te nemen als je medewerker voor of tijdens de afgesproken vakantie ziek wordt.  

Opbouw vakantie tijdens ziekte

Ja. Ook als je medewerker ziek is, bouwt hij vakantiedagen op. In de arbeidsovereenkomst of een CAO kan staan dat er tijdens ziekte geen opbouw is van bovenwettelijke vakantiedagen. Een opbouw van wettelijke vakantiedagen is er altijd.

Ziek uit dienst

Wanneer ziek uit dienst?
Als de tijdelijke arbeidsovereenkomst van je medewerker niet verlengd wordt, kan het voorkomen dat je medewerker ziek is op de laatste dag van zijn arbeidsovereenkomst en ziek uit dienst gaat.

In dat geval ben je verplicht uiterlijk op de laatste dag bij het UWV een ziek uit dienstmelding te doen. De melding doe je via het werkgeversportaal van het UWV. Inloggen doe je met eHerkenning.

Bij de ziek uit dienstmelding stuur je een actueel oordeel van de bedrijfsarts mee en het verzuimdossier.

Alles over verlof

Verlofstanden bijhouden

Waarom?
Als werkgever zie je niet graag dat je medewerkers hun vakantiedagen opsparen. Allereerst omdat, mocht je medewerker zijn arbeidsovereenkomst opzeggen, dan dien je de opgespaarde vakantiedagen uit te betalen. Maar ook andersom, als er teveel vakantiedagen zijn opgenomen, en je hebt hierover geen correcte afspraken gemaakt, dan dien je ze te verrekenen met de eindafrekening of zelfs een factuur te sturen aan je ex-medewerker.

Ook heeft het natuurlijk te maken wat planning. Wat als je medewerkers allemaal tegelijkertijd nog vakantiedagen dienen op te maken? Hoe pak je dit dan aan?

Daarnaast is het natuurlijk zo dat een medewerker die regelmatig vrij is of even lekker op vakantie is, uitgerust terugkomt en daardoor beter werk aflevert.

Hoe dan?
In sommige CAO’s, individuele arbeidsovereenkomsten of een arbeidsvoorwaardenreglement staat omschreven dat je als werkgever een aantal vaste vakantiedagen kunt aanwijzen.

Daarnaast kun je bijvoorbeeld opnemen dat een medewerker verplicht is om in een bepaalde periode, bijvoorbeeld juni, juli en augustus, vakantie(dagen) op te nemen.

Ook kun je met je medewerkers overeenkomen dat de bovenwettelijke vakantiedagen, bijvoorbeeld jaarlijks, worden afgekocht. Dit zijn de vakantiedagen die boven het wettelijk minimum uitgaan (dus boven de 4x de aantal uren dat een medewerker per week werkt).

Een stapje verder is het verrekenen van ziektedagen met bovenwettelijke vakantiedagen.

Dit dien je als werkgever schriftelijk overeen te komen met je medewerker. Dit zou kunnen in de arbeidsovereenkomst of een arbeidsvoorwaardenreglement. Bekijk hiervoor wel even je CAO.

Je kunt als werkgever ook nog de verjaringstermijn toepassen. Deze termijn geldt alleen voor de wettelijke vakantiedagen. Zie hiervoor de uitwerking van ‘wettelijke vakantiedagen’ en ‘bovenwettelijke vakantiedagen’.

 

Anti-oppotbeding
Soms wordt er in arbeidsovereenkomst opgenomen dat de vakantiedagen van de medewerker komen te vervallen als deze dagen niet voor het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd, zijn opgenomen. Dit noem je het anti-oppotbeding.

Ook kan er opgenomen zijn dat er maar een paar vakantiedagen meegenomen mogen worden naar het volgende jaar.

Soms zijn deze bepalingen in strijd met wettelijke regelingen. Sommige rechters hebben geoordeeld dat een anti-oppotbeding is toegestaan in een arbeidsovereenkomst.

Als je als werkgever zo’n beding wil opnemen in een arbeidsovereenkomst hou er dan rekening mee dat een medewerker eventueel een beroep kan doen op vernietigbaarheid van dit artikel.

 

In overleg
Uiteindelijk is het in de gaten houden van vakantiedagen ook een kwestie van managen. Bespreek het verlofsaldo met je medewerker bijvoorbeeld in het jaarlijks functionerings- of beoordelingsgesprek of plan in dat je er elk half jaar naar kijkt en dit opneemt met je medewerker.

Verlof naar rato

Hoe bereken je het verlof voor een parttime medewerker?

Als volgt:

  • een fulltime werkweek betreft bijvoorbeeld 40 uur. Voor deze 40 uur heeft je medewerker recht op 25 vakantiedagen per jaar.
  • Wat nou als je medewerker 28 uur per week werkt? Je deelt dan de vakantiedagen van een fulltime dienstverband door het aantal fulltime arbeidsuren per week en vermenigvuldigt dit met de parttime arbeidsuren per week.
  • Oftewel: 25 vakantiedagen / 40 uur per week * 28 uur per week = 17,5 vakantiedagen op jaarbasis.

En hoe zit dit dan als een medewerker niet het hele jaar in dienst is geweest?
Als een medewerker niet het gehele jaar in dienst is geweest heeft hij recht op vakantiedagen over de maanden waarin hij werkzaam is geweest.

Als voorbeeld.
Een medewerker met 28 arbeidsuren per week heeft recht op 17,5 vakantiedagen op jaarbasis.

Zie het voorbeeld hierboven.

Mocht je een medewerker een contract aanbieden voor 7 maanden dan deel je de vakantiedagen op jaarbasis door 12 maanden en vermenigvuldig je dit daarna met het aantal maanden dat een medewerker in dienst is.

Oftewel: 17,5 vakantiedagen / 12 maanden * 7 maanden = 10,21 vakantiedagen

Alles over vakantiedagen

Wat zijn wettelijke vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen zijn vakantiedagen waarop een medewerker minimaal recht heeft conform de wet.  

Hoogte wettelijke vakantiedagen
Een medewerker heeft wettelijk gezien per heel jaar recht op 4x het aantal uren dat hij per week werkt aan vakantie uren.  

Als voorbeeld: als een medewerker 25 uur per week werkt, heeft hij recht op 25 x 4 = 100 vakantie uren per jaar. Omgerekend dus altijd 4 weken. 

Wettelijke vakantiedagen naar rato
Is een medewerker niet het gehele jaar in dienst? Dan gelden de wettelijke vakantiedagen tevens naar rato.  

Als voorbeeld: als een medewerker in dienst is van 01-01-2020 tm 30-06-2020 zijn dit 6 van de 12 maanden op jaarbasis. Medewerker werkt 40 uur per week.  

Voor een heel jaar zou het wettelijk vakantierecht 40 x 4 = 160 uur bedragen. 

Aangezien de medewerker maar 6 maanden in dienst is heeft hij recht op 160 uur / 12 maanden * 6 maanden = 80 vakantie uren over dat jaar. 

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen vervallen na een half jaar na het kalenderjaar waarin een medewerker ze heeft opgebouwd. 

Als voorbeeld: een medewerker heeft nog 3 vakantiedagen over aan het eind van 2020. Deze vakantiedagen vervallen dan per 01-07-2021. 

Als de medewerker in 2021 een vakantiedag opneemt is het gebruikelijk dat eerst de vakantiedagen uit het voorgaand kalenderjaar worden opgenomen. 

Verschil wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Alle extra vakantiedagen bovenop het wettelijke minimum zijn bovenwettelijke vakantiedagen. 

Wanneer vervallen bovenwettelijke vakantiedagen?
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn maximaal 5 jaar geldig. Na deze termijn vervallen deze vakantiedagen. Je medewerker kan zijn bovenwettelijke vakantiedagen die hij in 2020 heeft opgebouwd dus tot en met 2025 opnemen. 

Verschil tussen vervaltermijn en een verjaringstermijn
Voor de wettelijke vakantiedagen geldt een vervaltermijn van zes maanden.  Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.  

Wat is het verschil? 

Het verschil tussen deze twee termijnen is dat bij een verjaringstermijn (bovenwettelijke vakantiedagen) er om verlenging gevraagd kan worden door de medewerker en bij de vervaltermijn (wettelijke vakantiedagen) – in eerste instantie – niet.  

Uitzonderingen verval (boven)wettelijke vakantiedagen 
Met goede redenen kan een medewerker uitstel vragen van de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen. Je kunt ook afspraken maken met je medewerker om deze later uit te betalen. 

Een goede reden kan bijvoorbeeld zijn dat er geen tijd was om je medewerker vakantie te geven. Ook als een medewerker langdurig ziek of arbeidsongeschikt was, kan je uitstel of uitbetaling afspreken.  

De afspraken dienen voor de vervaltermijn gemaakt te zijn.  Wij adviseren je deze schriftelijk met je medewerker vast te leggen. Voor het niet laten vervallen van de bovenwettelijke vakantiedagen van een medewerker dient hij een verzoek in te dienen bij de werkgever. 

Ouderschapsverlof

Wat is ouderschapsverlof?
Ouderschapsverlof is een wettelijke regeling waardoor een medewerker na de geboorte van een kind tijdelijk minder kan gaan werken. Zo kan je medewerker de ouderschapstaken (beter) combineren met de werkzaamheden.

Als werkgever mag je het verlof niet weigeren.

 Onbetaald verlof
Ouderschapsverlof is normaal gesproken onbetaald verlof. Let op: in CAO’s kan anders besloten zijn.

Ouderschapsverlof, vakantie & ziekte
Er worden geen vakantiedagen opgebouwd over de uren dat een medewerker gebruik maakt van ouderschapsverlof. In een CAO kunnen hierover andere afspraken zijn gemaakt.

Als je medewerker ziek wordt, dan hoef je als werkgever alleen loon te betalen over de uren die de medewerker zou werken als hij niet ziek was. Je hoeft dus geen loon te betalen over de uren waarover een medewerker ouderschapsverlof heeft opgenomen. Het ouderschapsverlof loopt daarnaast tijdens de ziekte gewoon door.

Wie kan er ouderschapsverlof aanvragen?
Iedere medewerker die in een familierechterlijke betrekking staat tot een kind jonger dan 8 jaar. Oftewel een eigen, erkend, adoptie- of pleeg- of een kind dat op hetzelfde adres woonachtig is en duurzaam door je medewerker wordt verzorgd en opgevoed (denk bijvoorbeeld aan het kind van een nieuwe partner).

Ouderschapsverlof en feestdagen
Als het ouderschapsverlof op een feestdag valt, dan geldt dit gewoon als ouderschapsverlofdag. Je kunt hierover echter met je medewerker andere afspraken maken. In CAO’s kan dit ook anders bepaald zijn.

Wat is de duur van het ouderschapsverlof?
Het ouderschapsverlof geldt voor maximaal 26x de arbeidsuren per week. Dus een medewerker die 20 uur per week werkt heeft recht op 20 x 26 = 520 uren ouderschapsverlof.

Als je medewerker geen vaste arbeidsuren per week heeft, wordt het aantal uren ouderschapsverlof berekend aan de hand van het omrekenen van het aantal jaarlijkse arbeidsuren naar een gemiddeld aantal arbeidsuren per week.

Je medewerker kan het verlof zelf invullen. Hij kan bijvoorbeeld kiezen om iedere week een dag verlof op te nemen of om de week, dan wel een paar uur op een specifieke dag.

Als werkgever mag je dit alleen weigeren als er sprake is van zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.

Invulling van het ouderschapsverlof
Dit mag de medewerker zelf invullen. Je medewerker hoeft dit niet te besteden aan de verzorging/opvoeding van het kind. Als je medewerker deze tijd wil gebruiken om bijvoorbeeld een studie te volgen, een huis te verbouwen of op reis te gaan, kan je dit als werkgever niet weigeren.

Hoe vraag je ouderschapsverlof aan?
Ouderschapsverlof dient door je medewerker schriftelijk aangevraagd te worden bij jouw als werkgever. De aanvraag dient minstens twee maanden voor aanvang verlof aangevraagd te zijn.

Je medewerker dient bij deze aanvraag aan te geven wat de duur van het verlof is en hoe de uren verspreidt gaan worden.

Reactie op ouderschapsverlof
Het is verstandig om op een verzoek van een medewerker schriftelijk te reageren. Zo zijn de gemaakte afspraken voor zowel jouw als je medewerker duidelijk en liggen ze schriftelijk vast.

Wijzigingen naar aanleiding van de aanvraag ouderschapsverlof
In principe is de medewerker gebonden aan de aanvraag die is gedaan voor ouderschapsverlof. Het kan natuurlijk voorkomen dat er onvoorziene omstandigheden zijn waardoor een verlof niet wordt opgenomen, tijdelijk wordt stopgezet of niet wordt voortgezet.

Onvoorziene omstandigheden kunnen zijn:

  • Zwangerschapsverlof
  • Bevallingsverlof
  • Adoptieverlof
  • Pleegzorgverlof
  • Achteruitgang in gezinsinkomen
  • Verhoging van de gezinskosten
  • Langdurige ziekte
  • Kind gaat naar de kinderopvang

Je mag als werkgever de onderbreking of beëindiging laten ingaan binnen 4 weken na het verzoek. Het ouderschapsverlof vervalt niet, dit wordt alleen opgeschort en de medewerker kan het op een later tijdstip alsnog opnemen. Let op; dit kan per CAO verschillen.

Opzegverbod en ouderschapsverlof
Je mag een medewerker niet ontslaan omdat hij gebruik maakt van ouderschapsverlof.

Vanaf augustus 2022
Ouders van jonge kinderen krijgen dan 9 weken van het ouderschapsverlof deels doorbetaald. Deze 9 weken moeten opgenomen worden in het eerste levensjaar van het kind.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Onderscheid zwangerschapsverlof en bevallingsverlof
De medewerkster geniet zwangerschapsverlof voorafgaand aan de bevalling en bevallingsverlof vanaf de dag na de bevalling.

Duur zwangerschaps- en bevallingsverlof
Medewerksters mogen vanaf zes weken voor de uitgerekende bevallingsdatum verlof opnemen en houden dan nog tien weken over na de bevalling.

Een medewerkster moet in ieder geval vier weken voorafgaand aan de uitgerekende datum stoppen met werken. In dat geval blijven er dus 12 weken verlof na de uitgerekende datum over.

Te vroeg geboren en verlof
Als de baby te vroeg geboren wordt dan worden de dagen die de medewerkster daardoor minder heeft genoten, bij het bevallingsverlof opgeteld. Zo is de totale verlofperiode altijd zestien weken.

Als voorbeeld:
Een medewerkster stopt 6 weken voor de uitgerekende datum met werken. De baby wordt één week te vroeg geboren. Medewerkster heeft op het moment van de bevalling pas vijf weken verlof gehad ,zodat zij nog 11 weken bevallingsverlof heeft.

Te laat geboren en verlof
Als de baby te laat geboren wordt, dan wordt de totale verlofperiode langer. Het bevallingsverlof gaat namelijk pas in op de dag na de bevalling. Het aantal dagen dat de baby na de verwachte bevallingsdatum geboren is, worden bij de totale termijn van zestien weken opgeteld.

Het bevallingsverlof is altijd tien weken.

Als voorbeeld:
Een medewerkster stopt 6 weken voor de uitgerekende datum met werken. De baby wordt 2 weken na de uitgerekende datum geboren. De medewerkster heeft minimaal 10 weken verlof na bevalling. In totaal heeft zij dus 6 + 2 + 10 = 18 weken verlof.

Medewerkster is ziek vanaf zes weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum
Als een medewerkster in de periode van zes weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum tot vier weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum ziek, dan worden deze ziektedagen aangemerkt als zwangerschapsverlofdagen.

Met andere woorden, ook al heeft medewerkster ervoor gekozen om later met zwangerschapsverlof te gaan om zodoende langer bevallingsverlof te hebben, dan worden deze ziektedagen van voor haar bevalling in mindering gebracht op het bevallingsverlof.

Loondoorbetaling tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof
Voor het zwangerschaps- en bevallingsverlof kan een aanvraag voor een uitkering worden gedaan bij het UWV (WAZO). In de praktijk is het vaak zo dat je als werkgever 100% van het loon aan je medewerkster doorbetaald en dat je de uitkering van het UWV ontvangt.

Aanvragen van de WAZO-uitkering doe je eenvoudig zelf via het werkgeversportaal van het UWV. Op deze pagina kun je ook een papieren versie downloaden.

Of je als werkgever altijd verplicht is 100% door te betalen tijdens zwangerschap hangt af van bepalingen in je arbeidsovereenkomst en de CAO.

Zwangere medewerkster is ziek
Een zwangere medewerkster heeft in twee situaties recht op een ziektewetuitkering:

  1. Als zij voorafgaand aan het zwangerschapsverlof arbeidsongeschikt is als gevolg van de zwangerschap
  2. Als zij direct aansluitend aan het bevallingsverlof ongeschikt is voor haar werk als gevolg van de bevalling of de zwangerschap. Ze heeft dan maximaal 104 weken recht op een ziektewetuitkering

Als een medewerkster dus ziek is tijdens zwangerschap of na de bevalling, is het dus van belang om te bepalen of de ziekte het gevolg is van de zwangerschap of de bevalling.

Melden van de zwangerschap/bevalling
Je medewerkster is verplicht om uiterlijk drie weken voor de ingangsdatum van haar zwangerschapsverlof aan jouw als werkgever te melden wanneer het zwangerschapsverlof ingaat. De medewerkster kan volstaan met het melden van de ingangsdatum.

Daarnaast zal je medewerkster uiterlijk op de tweede dag volgend op de dag van de bevalling moeten melden dat zij is bevallen.

Miskraam of doodgeboren kindje
Of je medewerkster recht heeft op bevallingsverlof hangt af van het tijdstip waarop het kindje wordt geboren. Of het kindje al dan niet levend ter wereld is gekomen, maakt daarbij geen verschil.

Bij een geboorte voor de 24ste week van de zwangerschap bestaat er geen recht op bevallingsverlof. Wel bestaat er recht op een ziektewetuitkering als de medewerkster niet kan werken.

Bij geboorte na de 24ste week van de zwangerschap heeft medewerkster altijd recht op bevallingsverlof van zestien weken.

Voor een meerlingenzwangerschap gelden andere regels. Neem hiervoor contact met ons op.

Geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof

Wat is geboorteverlof?
Iedere medewerker heeft recht op éénmaal de wekelijkse arbeidsduur aan geboorteverlof. Je medewerker mag bovendien zelf bepalen wanneer hij het verlof opneemt, als dit maar binnen vier weken na de geboorte is. Voor een parttimer is dit naar rato evenveel verlof als voor een fulltimer. Als een medewerker drie dagen per week werkzaam is, heeft hij recht op drie dagen doorbetaald verlof. Werkt een medewerker vijf dagen per week, dan heeft hij recht op doorbetaling van vijf dagen.

Wat krijgt de medewerker doorbetaald bij het geboorteverlof?
Je betaald je medewerker het volledige salaris door.

Wat is aanvullend geboorteverlof?
Vanaf 1 juli 2020 bestaat er aanvullend geboorteverlof. Dit is vijf keer de gemiddelde arbeidsduur per week. Je medewerker kan van deze regeling gebruik maken nadat hij gebruik heeft gemaakt van het reguliere geboorteverlof.

Het aanvullend geboorteverlof dient een medewerker binnen zes maanden na de geboorte op te nemen. In principe is je medewerker vrij om te kiezen op welke manier hij dit wil opnemen. Het verlof hoeft niet aaneengesloten opgenomen te worden. Je kunt uiteraard wel samen afstemmen wanneer het aanvullend geboorteverlof opgenomen kan worden (denk hierbij aan zwaarwegend bedrijfsbelang).

Minder dan vijf weken aanvullend geboorteverlof?
Je medewerker heeft recht op maximaal vijf weken aanvullend geboorteverlof. Maximaal, je kunt dus ook kiezen voor minder dan vijf weken.

Wat krijgt je medewerker doorbetaald bij het aanvullend geboorteverlof?
Anders dan bij het reguliere geboorteverlof, vraag je als werkgever voor je medewerker een uitkering aan bij het UWV. De uitkering bedraagt 70% van het (dag)loon.

 

(aanvullend) geboorteverlof en opbouw vakantiedagen
Tijdens (aanvullend) geboorteverlof bouwt je medewerker gewoon vakantiedagen op.

Hoe vraag je aanvullend geboorteverlof aan?
Dit kun je doen via de verzuimmelder in het werkgeversportaal (hiervoor heb je eHerkenning niveau3 nodig). Je kunt dit ook aanvragen via het WAZO-formulier. Dit formulier kun je op deze pagina downloaden.

Voor het aanvragen van aanvullend geboorteverlof heb je de volgende gegevens nodig:

  • de geboortedatum van het kind.
  • het aantal weken dat de partner het verlof op wil nemen (met een maximum van vijf weken).
  • De ingangsdatum van het aanvullend geboorteverlof
  • een verklaring dat het gewone geboorteverlof (de volledige werkweek) al is opgenomen

Kortdurend zorgverlof

Wat is een kortdurend zorgverlof?
Als mensen uit de omgeving van een medewerker ziek of hulpbehoevend zijn kan een medewerker kortdurend zorgverlof aanvragen. Het gaat hierbij om de volgende mensen:

  • Kinderen
  • Partner
  • Ouders
  • Grootouders
  • Kleinkinderen
  • Broers
  • Zussen
  • Anderen die deel uitmaken van het huishouden van de medewerkers zoals bijvoorbeeld een inwonende tante
  • Bekenden (iemand met wie de medewerker een sociale relatie heeft). Bijvoorbeeld schoonouders, buurvrouw of een vriend.

Opmerkingen als het gaat om bekenden:
De sociale relatie moet wel zo zijn dat het aannemelijk is dat de medewerker de zorg moet verlenen. Hierbij is ook de voorwaarde dat de medewerker de enige is die de zieke zorg kan geven.

Duur van kortdurend zorgverlof
De duur is afhankelijk van de omstandigheden maar heeft een maximum van 2x de wekelijkse arbeidsduur. Bij een dienstverband van bijvoorbeeld 24 uur kan dus 48 uur kortdurend zorgverlof per jaar opgenomen worden.

Ingangsdatum kortdurend zorgverlof
Kortdurend zorgverlof gaat in op het tijdstip waarop de medewerker dit meldt bij jouw als werkgever. Is je medewerker niet in de gelegenheid geweest om het verlof vooraf te melden en komt je bedrijf daardoor in ernstige problemen? Je mag dan als werkgever de verlofopname stoppen. Als een medewerker dit wel vooraf heeft kunnen melden dan mag je daardoor aangeven dat je het verlof niet in laat gaan. Als je dit niet direct doet, dan kan je als werkgever het verlof op een later moment niet meer stoppen.

Loondoorbetaling bij kortdurend zorgverlof
De loondoorbetaling bij kortdurend zorgverlof is in principe 70%.

Medewerker heeft langere tijd zorgverlof nodig
Wat te doen als je medewerker langer zorgverlof nodig heeft? Je dient hierover dan samen afspraken te maken. Je kunt dan bijvoorbeeld kiezen voor onbetaald verlof op het opnemen van vakantiedagen.

Mag je kortdurend zorgverlof weigeren?
Als werkgever mag je alleen kortdurend zorgverlof weigeren als het bedrijf daardoor in grote problemen komt.

Opbouw vakantiedagen en kortdurend zorgverlof
Tijdens het zorgverlof gaat de opbouw van wettelijke vakantiedagen door. Als werkgever mag je de verlofdagen niet aftrekken van de wettelijke vakantiedagen.

Langdurend zorgverlof

Wat is een langdurend zorgverlof?
Als mensen uit de omgeving van een medewerker langdurend ziek, hulpbehoevend of levensbedreigend ziek zijn kan een medewerker langdurend zorgverlof aanvragen. Het gaat hierbij om de volgende mensen:

  • Kinderen
  • Partner
  • Ouders
  • Grootouders
  • Kleinkinderen
  • Broers
  • Zussen
  • Anderen die deel uitmaken van het huishouden van de medewerkers zoals bijvoorbeeld een inwonende tante
  • Bekenden (iemand met wie de medewerker een sociale relatie heeft). Bijvoorbeeld schoonouders, buurvrouw of een vriend.

Opmerkingen als het gaat om bekenden: De sociale relatie moet wel zo zijn dat het aannemelijk is dat de medewerker de zorg moet verlenen. Hierbij is ook de voorwaarde dat de medewerker de enige is die de zieke zorg kan geven. Voorwaarde is wel dat de verzorging noodzakelijk is en dat de medewerker de enige is die deze zorg kan geven.

Duur van langdurend zorgverlof
Het langdurend zorgverlof mag in een periode van 12 maanden maximaal 6 keer de arbeidsduur per week zijn. Als je medewerker bijvoorbeeld 20 uur per week werkt, dan mag hij 20 x 6 = 120 uur langdurend zorgverlof in een periode van 12 maanden opnemen.

Opnemen van het langdurend zorgverlof
Medewerkers mogen zelf bepalen hoe zij het langdurend zorgverlof opnemen. Dat mag aaneengesloten, maar het mag ook verspreid worden opgenomen over een aantal weken of maanden.

Loondoorbetaling bij langdurend zorgverlof
Bij langdurend zorgverlof ben je wettelijk niet verplicht om het salaris door te betalen over de uren waarover zorgverlof van toepassing is. Het kan zijn dat hierover in een CAO andere afspraken zijn gemaakt. Uiteraard mag je (gedeeltelijke) betaling van loon onderling afspreken.

Hoe kan een medewerker langdurend zorgverlof aanvragen?
Je medewerker dient het verlof schriftelijk aan te vragen, minstens 2 weken voordat het verlof opgenomen wil worden. In het verzoek voor langdurend zorgverlof dient de reden van het langdurend zorgverlof te staan. Daarnaast de naam van de persoon die noodzakelijke verzorging nodig heeft, het tijdstip van de ingang, de omvang, de voorgenomen duur van het verlof en de spreiding van de uren over de week.

Als werkgever mag je vragen om informatie om te beoordelen of je medewerker recht heeft op het verlof. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een afsprakenbrief bij een arts. Binnen één week dien je te beslissen over het verzoek van de medewerker.

Mag je langdurend zorgverlof weigeren?
Als werkgever mag je alleen langdurend zorgverlof weigeren als het bedrijf daardoor in grote problemen komt. Je dient de weigering wel uiterlijk één week voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk en gemotiveerd aan de medewerker mede te delen. Als je te laat bent dan geldt het verlof als verleend.

De reageertermijn kan worden verlengd als je als werkgever om aanvullende informatie hebt gevraagd. Als het langdurend zorgverlof is begonnen mag je dit als werkgever niet meer stoppen.

Opbouw vakantiedagen en langdurend zorgverlof
Tijdens het zorgverlof gaat de opbouw van vakantiedagen door. Als werkgever mag je de verlofdagen niet aftrekken van de vakantiedagen zonder toestemming van de medewerker.

Einde van het langdurend zorgverlof
Het langdurend zorgverlof eindigt als de overeengekomen periode verstreken is. Als de zorg eerder dan gedacht niet meer nodig is, dan eindigt het verlof ook eerder.

 

Medewerker zelf ziek tijdens opname langdurend zorgverlof

Als een medewerker zelf ziek wordt en vraagt om het verlof stop te zetten dan is de verwachting dat je dit als werkgever doet. Dit heeft als gevolg dat je het salaris van de medewerker moet doorbetalen tijdens ziekte conform CAO. Als een medewerker ziek wordt en niet verzoekt om het langdurend zorgverlof stop te zetten dan hoeft het salaris over de uren waarop je medewerker langdurend zorgverlof heeft niet te worden betaald.

Calamiteitenverlof

Wat is een calamiteitenverlof?
De naam zegt het al, calamiteitenverlof is verlof waarvan medewerkers gebruik kunnen maken als zij met een plotseling privéprobleem te maken krijgen.

Duur van calamiteitenverlof
Het verlof duurt zolang de medewerker nodig heeft om het probleem op te lossen. Dat kan enkele uren en hooguit enkele dagen zijn.

Er geldt geen maximum aantal uren calamiteitenverlof per jaar.

Loondoorbetaling bij calamiteitenverlof
Wettelijk gezien dient het loon volledig doorbetaald te worden tijdens het calamiteitenverlof. Hiervan mag je in een arbeidsovereenkomst onderling niet afwijken. Het kan wel zo zijn dat er in het CAO anders is bepaald.

Aanvragen calamiteitenverlof
Als een medewerker calamiteitenverlof wil opnemen, dient hij dit (als dit kan) vooraf aan te geven met opgave van reden. Als werkgever mag je een redelijk verzoek niet weigeren.

Als het vanwege een noodsituatie niet mogelijk was om het calamiteitenverlof vooraf te melden, dan dient de medewerker later aannemelijk te maken dat het niet verrichten van het werk de enige juiste keus was.

Aantonen calamiteitenverlof
Als werkgever mag je achteraf vragen om aan te tonen dat het verlof nodig was.

Niet kunnen aantonen
Kan een medewerker zijn opgenomen calamiteitenverlof niet aantonen, dan mag je als werkgever het loon inhouden over de uren die niet gewerkt zijn. Als je medewerker het hiermee eens is dan kan je het calamiteitenverlof ook eventueel verrekenen met bovenwettelijke vakantiedagen.

Onbetaald verlof

Wat is onbetaald verlof?
Medewerkers kunnen om verschillende redenen een verzoek voor verlof indienen. Als er in de wet of in de (collectieve) arbeidsovereenkomst geen afspraken zijn gemaakt over loondoorbetaling tijdens verlof, dan betaald de medewerker dit uit eigen zak. Oftewel, onbetaald (verlof).

In sommige CAO’s staan wel afspraken over het recht op bepaalde verlofvormen.

Verschillende soorten onbetaald verlof
Er zijn verschillende soorten onbetaald verlof. Je kunt hierbij denken aan langdurend zorgverlof, ouderschapsverlof, rouwverlof, vrijwilligersverzoek of sabbaticalverlof.

Voorwaarden voor onbetaald verlof
De lengte en andere voorwaarden van het onbetaald verlof mag je samen onderling afspreken.

Financieren
Onbetaald verlof komt voor rekening van de medewerker. Je kunt daar als werkgever en medewerker uiteraard onderling afspraken over maken. Je medewerker kan bijvoorbeeld een deel van zijn brutoloon reserveren, opgespaarde ATV- of overuren gebruiken of vakantiedagen inleveren.

Voltijd of deeltijd onbetaald verlof
Onbetaald verlof kan zowel voltijd of deeltijd zijn. Een medewerker kan bijvoorbeeld tijdelijk een dag minder gaan werken om een studie te volgen. Het kan ook zijn dat onbetaald verlof wordt opgenomen voor een sabbatical.

Beide mogelijkheden kunnen. Je dient dit als werkgever samen met je medewerker te overleggen en vast te leggen.

Hoe zit het met arbeidsvoorwaarden en onbetaald verlof?
Bij onbetaald verlof heeft je medewerker geen recht op salaris, hij bouwt geen vakantiedagen op en meestal loopt de pensioenopbouw ook niet door.

Je mag uiteraard van deze voorwaarden afwijken in onderling overleg.

Onbetaald verlof en ziekte
Bij ziekte houdt je medewerker recht op loondoorbetaling maar tijdens het verlof heeft je medewerker geen recht hierop. Dat recht is er pas op de dag waarop het verlof eindigt.

Verhuisdagen

Wettelijke vastgesteld?
Wettelijk is er niets vastgesteld over (bijzonder) verlof als je medewerker gaat verhuizen.

Personeelshandboek
Vaak zie je wel dat werkgevers hiervoor bijzonder verlof toekennen en dit kenbaar maken via een arbeidsvoorwaardenreglement, huisreglement of personeelshandboek.

Je bent als werkgever dan ook vrij om zelf te bepalen of je voor deze gelegenheid bijzonder verlof toekent.

Opmerking hierbij is dat als je onder een CAO valt hierin wel afspraken over kunnen zijn gemaakt. Check hiervoor je CAO.

Personeel binnen je organisatie

Wet Arbeidsmarkt in Balans

Wat houdt de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in?
In de WAB zijn de regels rondom arbeidscontracten en ontslag veranderd.

Wat is het doel van de WAB?
Medewerkers met een vast contract hebben vaak betere arbeidsvoorwaarden en meer rechten dan medewerkers met flexibele contracten. De overheid wil deze kloof tussen vaste contracten en flexibele contracten kleiner maken. Oproepkrachten en payrolllers krijgen met de WAB meer zekerheid.

Ook is het voor werkgevers aantrekkelijker geworden om een medewerker een vast contract met vaste uren aan te bieden.

Wanneer is de wet in werking getreden?
Vanaf 1 januari 2020.

Klik voor meer info over de WAB

Wat is een CAO?

Wat is een CAO?
Een CAO – oftewel een collectieve arbeidsovereenkomst – is een schriftelijke overeenkomst waarin afspraken over arbeidsvoorwaarden staan. Je kunt hierbij denken aan het loon, de werktijden, de proeftijd die je dient te hanteren, de opzegtermijnen, eventuele toeslagen, het uitbetalen van overwerk en aansluiting bij bijvoorbeeld een pensioenfonds.

Wie sluiten er een CAO?
Een CAO wordt afgesloten tussen één of meer werkgevers, één of meer werkgeversorganisaties en één of meer werknemersorganisaties (meestal vakbonden).

CAO en een individuele arbeidsovereenkomst
De afspraken die gemaakt zijn in een CAO gaan voor op de afspraken die je in een individuele arbeidsovereenkomst met een medewerker maakt.

  • Zijn de zaken die je in een arbeidsovereenkomst opneemt nadeliger voor je medewerker? Dan gaan de afspraken uit het CAO voor.
  • Zijn de zaken die je in een arbeidsovereenkomst opneemt voordeliger voor je medewerker? Dan gaan deze voor op de afspraken in het CAO.

Geen CAO
Is er geen CAO van toepassing? Dan mag je als werkgever samen met je medewerker afspraken maken. Hierbij gelden uiteraard wel de algemene regels van de arbeidswetgeving.

ADV en/of ATV?

Wat is het verschil tussen ADV en ATV?
ADV staat voor arbeidsduurverkorting en ATV staat voor arbeidstijdverkorting.

ADV
ADV-dagen neemt je medewerker meteen op. Bij ADV-dagen wordt de werkweek feitelijk ingekort. Je medewerkers hebben bijvoorbeeld een 40-urige werkweek, maar je betaald ze 38-uur per week uit. Via ADV-dagen kan je medewerker bijvoorbeeld één middag in de twee weken vrij nemen. Ook kun je door middel van ADV de werkdag korter laten maken.

ATV
ATV-dagen spaar je op. Ook bij deze vorm werkt je medewerker per week langer dan het aantal uren dat je hem uitbetaald. Een medewerker die 40 uur per week werkt en die je 38 uur per week uitbetaald, spaart zo wekelijks twee ATV-uren. Deze ATV-uren worden alleen niet wekelijks of tweewekelijks opgenomen.

 Opnemen gebeurt doordat je als werkgever één of meer dagen als ATV-dagen aanwijst of als je medewerker zelf één of meer dagen als ATV-dag opneemt.

Wettelijke regeling ADV en ATV
Er zijn geen wettelijke regelingen met betrekking tot ADV en ATV. Je hoeft deze dagen, wettelijk gezien, dus niet toe te kennen. Je kunt wel verplicht zijn als dit bijvoorbeeld in het te hanteren CAO is opgenomen of als je hierover zelf afspraken hebt gemaakt met je medewerker.

 Tip is dan ook om gemaakte afspraken vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.

Houdbaarheidsdatum
Hoewel ADV- en ATV-dagen een beetje lijken op vakantiedagen, zijn er verschillen. Zo zijn de wettelijke regelingen rond vakantiedagen niet van toepassing en vervallen de meeste ADV- en ATV-dagen al na één jaar in plaats van na vijf jaar. In deze gevallen is het meenemen van ADV- en ATV-dagen in principe niet mogelijk.

Kijk wel altijd de gemaakte afspraken in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of de CAO na. Als er geen afspraken over zijn gemaakt dan blijven de dagen staan en komen ze niet te vervallen.

eHerkenning

Wat is een eHerkenning?
Het systeem eHerkenning is de opvolger van de ‘DigiD voor bedrijven’. Het is een soort zakelijke DigiD. Als je als burger privé gebruik maakt om veilig in te loggen bij overheidsinstanties, doe je dit zakelijk met eHerkenning.

Waarom eHerkenning?
Vroeger had je voor elke instantie een eigen account met inlognaam en wachtwoord. Met eHerkenning kun je met één inlognaam en wachtwoord bij ruim 400 organisaties inloggen.

UWV en Belastingdienst
Het UWV heeft aangegeven prioriteit te geven aan digitale communicatie. Het werkgeversportaal van UWV kun je bereiken via eHerkenning. Om een ziek uit dienstmelding of een Ziektewet- of WAZO-aanvraag te kunnen doen, heb je eHerkenning nodig. Ook de Belastingdienst en loketten van je gemeente zetten in op eHerkenning

Feestdagen

Hieronder een overzicht met data van nationale feestdagen in 2020.  

In CAO worden afspraken gemaakt over vrije dagen. Val je niet onder een CAO, dan kun je hier zelf iets over afspreken.

Feestdag 
Datum 
Dag 
Vrije dag? 
Nieuwjaarsdag 
1 januari  
Woensdag 
De meeste mensen hebben op nieuwjaarsdag een vrije dag. In een cao kan hiervan worden afgeweken  
Goede vrijdag 
10 april 
Vrijdag 
Goede Vrijdag is een vrije dag voor bepaalde ambtenaren. In de overige sectoren is dit geen verplichte vrije dag 
Pasen 
12 en 13 april 
Zondag en maandag 
1e paasdag is altijd op zondag en 2e paasdag valt op een maandag. De meeste mensen hebben beide dagen vrij, maar in een cao kan hiervan worden afgeweken 
Koningsdag 
27 april 
Maandag 
De meeste mensen hebben op Koningsdag een vrije dag. in een cao kan hiervan worden afgeweken 
Bevrijdingsdag 
5 mei 
Dinsdag 
Nationale feestdag in 2020 
Hemelvaartsdag 
21 mei 
Donderdag 
De meeste mensen hebben op hemelvaartsdag een vrije dag. in een cao kan hiervan worden afgeweken 
Pinksteren 
31 mei en 1 juni 
Zondag en maandag 
1e pinksterdag valt altijd op een zondag en 2e pinksterdag altijd op een maandag. De meeste mensen zijn beide dagen vrij, maar in een cao kan hiervan worden afgeweken 
Kerst 
25 en 26 december 
Vrijdag en zaterdag 
De meeste mensen hebben zowel 1e als 2e kerstdag vrij, maar in een cao kan hiervan worden afgeweken 

 

RI&E

Hele mond vol: een risicoinventarisatie en -evaluatie, kortweg een RI&E. Soms ook wel eens als RIE aangeduid. Als je een RI&E ziet als een verplicht nummer, zul je er weinig plezier aan beleven. Probeer er naar te kijken als het begin van het veiligheidsbeleid van je onderneming; als een actieve manier om de risico’s in te perken. Voelt al beter, niet waar?

Waarschijnlijk ben je verplicht om een RI&E te hebben. De staatssecretaris heeft aangekondigd om te gaan controleren en boetes uit te delen. Als je nog geen RI&E hebt -of geen actueel plan van aanpak- ga dan aan de slag. Doe het zelf of laat mijn risicomanager het doen.

Meer info vind je op www.rie.nl. Wil je mijn risicomanager inzetten? Neem dan contact op via 085-0020620, of maak gebruik van chat op deze pagina.

Werkkostenregeling

Hele mond vol: werkkostenregeling. Als ik je zeg dat het gaat om een vergoeding die je onbelast aan je medewerkers mag geven? Klinkt al vriendelijk, niet?

Over de eerste € 400.000 van je loonsom mag je 3% onbelast vergoeden. Daarboven is de limiet 1,18%. Komen de vergoedingen boven deze percentages uit, worden de vergoedingen belast met een eindheffing van 80%. Het is dus zaak om de juiste keuzes te maken.

Vergoedingen binnen de vrije ruimte kunnen zijn:

  • kerstpakketten
  • kleine geschenken
  • verhuiskosten
  • fiets, scooter of electrische fiets
  • internet en telefoon thuis
  • personeelsfeesten en -vakanties
  • reiskosten boven 19 ct per kilometer
  • werkkleding
  • bonus
  • maaltijden op de werkplek

Er zijn ook gerichte vrijstellingen voor noodzakelijke kosten, zoals:

  • gereedschap
  • computers
  • maaltijden tijdens overwerken
  • studie- en opleiding
  • reiskosten tot 19 ct per kilometer

De volgende zaken vallen onder zgn. nihilwaardering:

  • computers op werkplek
  • bedrijfsfitness op werkplek
  • koffie op werkplek

Exit

Wat doe je als je medewerker heeft opzegd of -andersom- welke stappen zet jij als je afscheid wil nemen van een medewerker?

Aanzeggen van aflopend contract

Tijdelijke arbeidsovereenkomsten van zes maanden of langer moeten uiterlijk één maand voor afloop van het contract worden aangezegd. Dit betekent dat je je medewerker schriftelijk moet meedelen dat het contract na het einde ervan niet wordt voortgezet.

Mag ik een aanzegging al direct in de arbeidsovereenkomst opnemen?
Het is niet ongebruikelijk om een aanzegging bij voorbaat in het contract op te nemen. Tegelijkertijd adviseer ik mijn werkgever om in die situatie toch nog een aanzegging te sturen één maand voor de einddatum.

Heb je een voorbeeld van zo’n schriftelijke aanzegging?
Tuurlijk. Download ‘m op deze pagina.

Niet of te laat aanzeggen: aanzegvergoeding betalen!
Als je niet of te laat aanzegt, dan ben je de aanzegvergoeding aan de medewerker verschuldigd. Tenminste, als je medewerker je daar op aanspreekt.

Aanzegvergoeding

Wat is een aanzegvergoeding?
Als je als werkgever je aanzegplicht niet / niet op tijd nakomt, heeft een medewerker recht op een aanzegvergoeding.

Hoogte van de aanzegvergoeding
De aanzegvergoeding is gelijk aan één maandsalaris zonder vakantietoeslag. Als je wel aanzegt, maar te laat, dan heeft je medewerker recht op een aanzegvergoeding naar rato.

Uitgangspunt is echt alleen het brutoloon. Looncomponenten zoals vakantietoeslag, eindejaarsuitkeringen, overwerkvergoedingen, toeslagen, bonussen en winstuitkeringen worden niet meegerekend.

Heeft het vergeten van aanzeggen gevolgen voor voortzetting van de arbeidsovereenkomst?
Nee dat heeft het niet. De sanctie op het niet-nakomen van de aanzegverplichting is het betalen van de aanzegvergoeding.

Is een aanzegvergoeding opeisbaar?
Ja dat kan. Je ex-medewerker dient dan binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst deze vergoeding opeisen.

Als je als werkgever de aanzegvergoeding vervolgens niet betaalt, dan kan je ex-medewerker binnen deze twee maanden een verzoekschrift bij de kantonrechter indienen om zo de betaling af te dwingen.

Eindafrekening: verrekenen van verlof

Vaak wordt er gesproken over een x-aantal vakantiedagen per jaar. Dit aantal vakantiedagen is niet aan het begin van het jaar beschikbaar. Een medewerker bouwt namelijk maandelijks vakantiedagen op, zodat het volledige aantal vakantiedagen eigenlijk pas aan het einde van het jaar beschikbaar is. In de praktijk zijn er dan ook alweer vakantie- of verlofdagen opgenomen.

Positief saldo
Wanneer een medewerker aan het einde van zijn dienstverband nog vakantiedagen overheeft, bepaalt de wet dat een medewerker het recht heeft om een positief saldo aan vakantiedagen bij einde dienstverband als loon uit te betalen.

Negatief saldo
In de wet is niets opgenomen over een negatief saldo aan vakantiedagen bij einde van een dienstverband. Mag je dit als werkgever verrekenen met het laatste salaris of met de eindafrekening?

Hoe voorkom je gedoe?
Door van te voren met je medewerker overeen te komen dat een verrekening van een negatief saldo mogelijk is. Je kunt dit bijvoorbeeld opnemen in de arbeidsovereenkomst. Je kunt dit ook nog overeenkomen in de brief die je stuurt ter bevestiging dat de arbeidsovereenkomst eindigt.

Ook kun je je medewerker bij een vakantieaanvraag erop wijzen dat er na opname van de vakantiedagen een negatief saldo ontstaat. Het liefst doe je dit schriftelijk.

Transitievergoeding

Wat is transitievergoeding?
De transitievergoeding is een financiële compensatie die je als werkgever betaalt aan je medewerker bij ontslag.  

Wanneer betaal je transitievergoeding?
Als werkgever betaal je transitievergoeding wanneer je de arbeidsovereenkomst: 

  • als werkgever opzegt 
  • de arbeidsovereenkomst op verzoek van werkgever ontbonden is/wordt 
  • na het einde van rechtswege op initiatief van de werkgever 

Ook als het dienstverband na enkele dagen of in de proeftijd wordt beëindigd op initiatief van de werkgever, ben je een vergoeding verschuldigd.  

Als werkgever betaal je tevens een transitievergoeding als de arbeidsovereenkomst als gevolg van ernstig verwijtbaar handelen of nalatigheid van de werkgever; 

  • door de medewerker wordt opgezegd 
  • op verzoek van de medewerker is ontbonden 
  • na een einde van rechtswege op initiatief van medewerker  

Wanneer kan een medewerker geen aanspraak maken op transitievergoeding?
Je hoeft geen transitievergoeding te betalen als: 

  1. bij een beëindiging van het contract met wederzijds goedvinden; 
  2. als de medewerker is ontslagen, omdat hij ernstig verwijtbaar handelde of ernstig verwijtbaar nalatig was, tenzij de kantonrechter anders beslist; 
  3. als de medewerker die is ontslagen nog geen 18 jaar is en gemiddeld ten hoogste 12 uur per week werkte; 
  4. als de medewerker ontslagen is, omdat hij de AOW-gerechtigde of een andere pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt of na het bereiken van deze leeftijd; 
  5. als de onderneming failliet is gegaan of als de werkgever in de schuldsanering terecht is gekomen. Dit geldt ook als de rechtbank de werkgever surseance van betaling (uitstel van betaling) heeft verleend, omdat hij de schulden niet kan betalen; 
  6. als de medewerker een redelijk aanbod tot verlenging van het arbeidscontract afslaat; 
  7. als de medewerker vóór het (van rechtswege) eindigen van een tijdelijk contract toch een volgend tijdelijk contract is aangegaan met de werkgever. Voorwaarde is wel dat het nieuwe contract uiterlijk zes maanden na het eindigen van het vorige contract ingaat. 

Hoogte transitievergoeding
De transitievergoeding bedraagt een derde maandsalaris voor elk jaar dat de arbeidsovereenkomst heeft geduurd, ongeacht de lengte van het dienstverband. 

Daarvoor kan de volgende formule worden gehanteerd: 

(bruto salaris/bruto maandsalaris) x (1/3 bruto maandsalaris / 12) 

Voor een periode dat de arbeidsovereenkomst korter dan een kalenderjaar heeft geduurd, maakt de medewerker aanspraak op een evenredig deel. Deel hiervoor het feitelijke bruto salaris, dat is ontvangen over de duur van dit laatste deel van de arbeidsovereenkomst waarover de berekening naar rato plaatsvindt, door het bruto maandsalaris. 

Dit geeft een factor die vermenigvuldigd wordt met het bedrag aan transitievergoeding dat per maand dienstverband verschuldigd is. Op deze manier wordt de transitievergoeding naar rato berekend over de feitelijke duur van de arbeidsovereenkomst. 

Voorbeeld 1 – dienstverband van een aantal hele dienstjaren 

De arbeidsovereenkomst heeft 9 jaar geduurd. De medewerker heeft een bruto maandsalaris van €3.000. De transitievergoeding bedraagt 1/3 bruto maandsalaris per dienstjaar. De berekening van de transitievergoeding is als volgt: 9 x (1/3 x €3.000) = €9.000. 

Voorbeeld 2 – dienstverband heeft langer dan een aantal hele dienstjaren geduurd 

De arbeidsovereenkomst heeft 9 jaar en 4 maanden geduurd. De medewerker heeft een bruto maandsalaris van € 3.000. De transitievergoeding bedraagt 1/3 bruto maandsalaris per dienstjaar. De berekening van de transitievergoeding over de gehele dienstjaren is als volgt: 9 x (1/3 x € 3.000) = € 9.000 De berekening van de transitievergoeding over de resterende duur van het dienstverband (4 maanden) aan de hand van de formule is dan als volgt: Het bruto salaris (totaal verdiende salaris over het resterende deel) is: 1/3 x 3000 =  € 1.000. 4 maanden/12 maanden = 1/3 maanden. 1/3 maanden x 1.000 = € 333,33 Totaal aan transitievergoeding: € 9.000 + € 333,33 = € 9.333,33.