Nieuws

Identificatieplicht nieuwe werknemers

Karin van Zoggel

Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers vast te stellen. De overheid heeft de identificatieverplichting bij werkgevers neergelegd om zwart werken en werken door illegale werknemers tegen te gaan. Vanaf het moment van indiensttreding bent u verplicht een kopie van het legitimatiebewijs in de personeelsadministratie te bewaren. Uiteraard voorziet het werkgeversportaal van Qees in die functie. Bij een werkplekcontrole moet de werknemer zich ook kunnen identificeren. Tot vijf jaar na beëindigen van het dienstverband moet u de legitimatie in uw dossier hebben.

Geldige legitimatie
De werkgever moet het identiteitsbewijs controleren op echtheid en geldigheid. Het identiteitsbewijs mag niet zijn verlopen en moet onbeschadigd zijn. Daarnaast moet de werkgever nagaan of de pasfoto en uiterlijke kenmerken kloppen met die van de werknemer en of de handtekening echt is.

Wordt de werknemer aangenomen ondanks dat de werkgever twijfelt over de echtheid van het legitimatiebewijs kan dat op hoge sancties voor de werkgever komen te staan. Volgens de wet op de identificatieplicht worden de volgende documenten aangemerkt als een geldig legitimatiebewijs:

  • Nederlands paspoort;
  • Nederlandse identiteitskaart;
  • gemeentelijke identiteitskaart;
  • nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de Europese Economische Ruimte (EER);
  • (elektronisch) W-document (voor asielzoekers);
  • verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER);
  • nationaal paspoort van een land buiten de EER met een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen vluchtelingenpaspoort;
  • vreemdelingenpaspoort;
  • diplomatiek paspoort;

Constateert de belastingdienst tijdens een boekenonderzoek dat u niet heeft voldaan aan de identificatieplicht kan dit op hoge boetes komen te staan. De belastingdienst kan een vergrijpboete van 50 tot 75% opleggen. Daarnaast wordt over het loon het anoniementarief van 52% toegepast.

Constateert de Inspectie SZW dat een vreemdeling, zonder in het bezit te zijn van een tewerkstellingsvergunning, aangemerkt kan worden, loopt de boete op tot € 8.000 per illegale werknemer.

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een juiste identificatie. De overheid heeft op www.weethoehetzit.nl/ in een stappenplan beschreven hoe u er voor kunt zorgen dat sancties u bespaard blijven.

Karin van Zoggel

Karin van Zoggel is de HR- en loonspecialist van Qees. 25 jaar ervaring op de loonafdeling van een accountantskantoor zorgen ervoor dat ze alle situaties al eens voorbij heeft zien komen. Karin is blij met Qees omdat Qees veel voorkomende werkzaamheden geautomatiseerd heeft, waardoor ze met haar kennis van meer toegevoegde waarde voor de deelnemers van Qees kan zijn.